L'art et la science de répondre aux demandes de location de vacances - Partie 1

Alors, quel est si compliqué, dites-vous, à fournir des renseignements et répondre aux questions des locataires potentiels de vacances? Après tout, en tant que propriétaire, vous connaissez certainement votre propriété ainsi. Et ce n'est pas comme c'est la science de fusée ou quelque chose. Ou est-ce?

Comme vous le verrez dans ce numéro et le suivant, répondre efficacement aux demandes de renseignements - d'une manière qui maximise vos chances d'obtenir des réservations - est un cocktail équilibré de la technologie, sciences du comportement, de l'intuition, de bonnes communications et de l'expérience.

Comment réponse automatique de votre ordinateur capacité peut devenir un allié

Vous n'êtes pas toujours en face de votre ordinateur lors de demandes de renseignements arrivent. Et répondre à toutes les demandes de renseignements peuvent être assez fastidieux. Mais vous avez appris que ne répond pas dans un délai raisonnable n'est pas une option - c'est peut signifier la perte de réservations. Sur le côté positif, votre rapidité d'exécution indique un client potentiel que vous serez tout aussi sensibles dans le traitement de tout problème qui pourrait survenir lors de son séjour. Alors, quelle est la solution?

Vous avez sans doute remarqué ces messages automatiques qui génèrent des gens d'affaires pour confirmer la réception du courrier électronique quand ils sont en dehors du bureau pour une période de temps prolongée. Vous aussi, vous pouvez mettre cet outil à bon usage dans votre entreprise de location. Mise en place d'un message de réponse automatique peut vous aider à gérer vos premiers contacts avec vos locataires potentiels. La procédure technique est assez simple, mais si vous ne pouvez pas le comprendre, demandez à un technicien ou d'un ami pour vous aider.

Commencez par déterminer le niveau d'information que vous souhaitez apporter dans ce première correspondance - qui sera votre deuxième chance de faire une impression positive. Les locataires ont déjà vu votre liste de propriété, ce qui signifie que votre message de réponse automatique doit inclure des informations supplémentaires utiles. Cependant, il est important d'éviter exagéré à ce stade - il est souvent préférable de ne pas dire tout jusqu'à ce que vous ayez une meilleure idée des besoins de vos locataires, de ses désirs et sa personnalité. Donc, mettre les explications détaillées et des réponses à ses questions pour votre prochaine communication. Avec l'expérience, vous aurez une idée de la façon dont beaucoup d'infos et de détails précis qui à inclure dans cette première communication, et comment travailler à partir de là. Vous voudrez peut-être inclure certains de vos propres questions, pour vous aider à projeter le locataire.

Certains propriétaires ont simplifié leur vie et celle de leurs locataires en créant une page Web qui fournit le standard, une information de qualité aux locataires. Votre première communication avec votre locataire potentiel pourrait être simplement une référence à votre page Web. Si ceci est votre approche, assurez-vous que votre voix reste chaleureux et personnalisé dans votre e-mail et non distante ou mécanique.

Pendant que vous réfléchissez sur ce qu'il faut inclure dans votre première communication, pourquoi ne pas mettre en place aujourd'hui un accueil chaleureux, mais professionnel message de réponse automatique comme celle-ci:

Nous sommes tellement heureux que notre propriété attiré votre attention! Nous sommes très impatients de vous en dire plus à ce sujet et notre région passionnante et répondre à toutes vos questions. Nous nous engageons à vous répondrons dans les 24 heures. S'il vous plaît nous dire où vous avez appris sur notre propriété et si c'est votre premier voyage dans notre région.

N'oubliez pas de fournir votre nom, les coordonnées et le nom et l'ID de référence de votre propriété sur des sites Web de tiers afin que le locataire qui a exploré plusieurs propriétés peut être le vôtre souvenir. Si vous avez une page Web, ajoutez votre lien ainsi qu'un lien vers vos annonces immobilières sur ces autres sites. Assurez-vous que vous savez comment activer (lien hypertexte), ces liens dans votre e-mail (voir menu Insertion). Réitérer les dates pour éviter toute confusion ultérieure.

La réponse rapide et sale

Lorsque vous êtes prêt à s'asseoir et à répondre à ces questions, commencez en parcourant chacun d'eux pour identifier ceux qui peuvent ou doivent être traitées de toute urgence - il ya au moins quatre types de cette catégorie d'urgence.

* Réservations de dernière minute: Si un locataire a décidé d'organiser un voyage de dernière minute, il n'y a pas de temps à perdre - vous aurez besoin de donner la priorité à sa demande.

* Dates et tarifs: De nombreux locataires commencent leur recherche par l'envoi de messages à plusieurs annonces immobilières potentiellement intéressantes. Tout ce qu'ils sont intéressés à en ce moment est la disponibilité et les prix, il ne faut pas perdre leur temps ou le vôtre en fournissant beaucoup d'informations qu'ils ne veulent pas en ce moment. Deux exceptions: Si vous avez réservé sur les dates demandées, fournissent d'autres dates - cela pourrait changer les choses. Et ne perdez pas une occasion d'investir dans l'avenir: Ajouter un «crochet» - une friandise d'informations qui pourrait fonctionner pour vous garder une haute priorité pour le locataire, si ce n'est pour ces vacances alors très bientôt.

* Mauvais match: Avec l'expérience, vous serez en mesure d'identifier les locataires qui ne conviennent pas à votre propriété. Ces situations seront plus faciles à manipuler si vous avez déjà pris le temps de déterminer exactement qui est votre clientèle cible et quel genre de locataire que vous voulez éviter. Correspondant à l'enquête à l'encontre de cette liste - et contre vos règles et règlements - devrait vous permettre de l'écran. N'oubliez pas d'envoyer à ces personnes un email réfléchie pour les remercier de leur intérêt et de leur dire pourquoi votre propriété n'est pas la bonne pour eux.

* Escroqueries: Méfiez-vous des e-mails suspects - les signes révélateurs sont des offres de payer par virement bancaire ou par d'autres méthodes de paiement inhabituelles, des informations confuses ou contradictoires ou plusieurs fautes de grammaire. Un coup de téléphone au locataire supposé ou une recherche inversée de téléphone permettra de confirmer votre intuition. Si vous êtes à peu près sûr que l'enquête est une arnaque, supprimer le courriel et d'avertir les sites sur lesquels vous énumérez vos propriétés.

A suivre dans "L'art et la science de répondre aux demandes de location de vacances - Partie 2"...